Vinley @ America

Fiuhh… setelah sekian lama tertunda-tunda, akhirnya urusan bikin SSN/ITIN ini beres sudah. Sebagai Fulbright student, saya diwajibkan memiliki Social Security Number (SSN) atau Individual Taxpayer Identification Number (ITIN). Jika saya berkerja dan mendapatkan penghasilan dari sebuah institusi di Amerika, misalnya menjadi Teaching Assistant (TA) atau Research Assistant (RA) di kampus, maka saya wajib memiliki SSN. Nah, karena sumber keuangan saya sepenuhnya dari beasiswa Fulbright, saya tidak perlu membuat SSN, tapi cukup membuat ITIN. Kalau di Indonesia, SSN/ITIN ini semacam NPWP, tujuannya untuk pelaporan pajak yang dilakukan setiap tahun, dan sama bulan Maret juga!

Untuk mendapatkan ITIN, saya bisa mengurus aplikasinya melalui Taxback, salah satu agen Internal Revenue Service (IRS), kantor pajak Amrik, yang khusus ditugaskan oleh Fulbright untuk membantu proses aplikasi ITIN bagi para Fulbrighters. Cara aplikasi ITIN melalui Taxback ini mudah sekali, kita tinggal kontak via email, memberitahukan nomor IIE Grantee ID kita, kemudian mereka akan memberikan form aplikasi. Kita harus mengisi dan menandatangani form ini, kemudian mengirimkannya ke kantor Taxback di Chicago, bersama dengan fotokopi paspor yang disahkan oleh notaris Amerika.

Nah, syarat notarisasi fotokopi paspor ini yang bikin saya pusing. Biasanya di universitas disediakan jasa notaris untuk mahasiswa. Awal Oktober, saya sudah coba menemui notaris di kampus untuk minta sertifikasi paspor saya. Tapi anehnya notaris tersebut bilang bahwa dia tidak bisa memberikan sertifikasi terhadap paspor asing, hanya bisa paspor Amerika. Menurut penjelasannya, hal tersebut dibatasi oleh ketentuan hukum di Texas. Bingung dong saya. Kalau memang notaris di Texas tidak diizinkan mensertifikasi paspor asing, lalu bagaimana saya bisa melengkapi persyaratan untuk aplikasi ITIN? Dan kenapa juga IRS membuat syarat demikian kalau tidak semua state mengizinkan notarisnya memberikan sertifikasi terhadap paspor asing?

Saya lapor ke Taxback mengenai masalah ini. Dan mereka heran sekali, karena mereka sudah sering menerima aplikasi ITIN dari student di Texas. Saya sendiri sampe searching lho di internet, mencari tau bener gak sih notaris di Texas tidak boleh mensertifikasi paspor asing? Sejauh yang saya temukan, sepertinya memang benar. Tapi kalau Taxback selama ini sudah sering menerima aplikasi ITIN dari student lain di Texas, itu kemungkinannya adalah, sang notaris bukan memberikan sertifikasi terhadap keaslian dokumen paspor mereka, melainkan sang pemilik paspor membuat pernyataan bahwa fotokopi paspor tsb adalah true copy dari paspor asli. Nah, yang disahkan oleh notaris kemudian adalah pernyataan dari si pemilik paspor tsb, bukan pengesahan mengenai keaslian dokumen. Setelah nanya temen-temen Fulbrighter lain di Texas yang sudah mendapatkan sertifikasi paspor dari notaris, dari deskripsi mereka, sepertinya memang benar sertifikasinya semacam itu.

Dari Taxback sendiri, mereka menyarankan saya untuk menemui notaris lain di luar kampus. Waktu itu saya gak tau kemana harus nyari notaris di luar kampus. Saya pikir saya harus manggil notaris ke rumah dan ngebayar mereka, dan pasti bayarannya mahal sekali. Memikirkan ini, saya jadi males ngurus ITIN. Kebetulan urusan kuliah juga menyita pikiran banget, sehingga masalah ITIN ini sempat saya lupakan. Sampe beberapa hari yang lalu, saya menerima reminder dari Taxback bahwa untuk melanjutkan proses aplikasi ITIN, saya harus mengirimkan semua dokumen yang diminta.

Tapi saya terpikir gimana kalo saya membuat SSN saja. Untuk membuat SSN, saya tidak perlu menyerahkan fotokopi paspor yang disertifikasi oleh notaris. Saya bisa bawa paspor asli saya langsung ke Social Security Administration (SSA) office. Baca-baca di web SSA, selain form dan paspor, saya juga perlu menyerahkan surat work authorization dari sponsor. Saya sudah mendapatkan surat ini dari IIE. Maka saya coba lah pergi ke SSA untuk apply SSN. Ternyata saya harus menyerahkan job offer letter dari kampus. Duh, rese banget sih. Di state lain temen-temen saya bisa mendapatkan SSN tanpa hambatan. Di Texas ribet amat ya, minta dokumen ini itu, gak boleh ada satu pun yang kurang. Ya sudahlah, sepertinya saya memang harus kembali mengurus ITIN, dan berusaha mencari cara gimana mendapatkan sertifikasi notaris untuk paspor saya.

Saya sempat minta saran ke academic advisor, international student advisor, dan IIE advisor (yup, sampe semua advisor terlibat nih) mengenai masalah ini. Saya gak tau dimana harus mencari notaris di luar kampus, dan berapa biaya yang harus dikeluarkan. Orang-orang di kampus menyarankan saya pergi ke bank, karena bank menyediakan jasa notaris, dan biasanya gratis kalau kita punya akun disana. Saya coba pergi ke bank, tapi ternyata notaris di bank tidak bisa memberikan sertifikasi terhadap fotokopi sebuah dokumen untuk membuatnya dapat menggantikan dokumen asli. Mereka hanya bisa meresmikan surat-surat pernyataan. Duh, yang ini lebih parah nih. Bukan hanya paspor asing, paspor Amrik pun gak bisa. Notaris di bank menyarankan saya untuk pergi ke kantor pos. Biasanya di kantor pos menyediakan jasa notaris, siapa tau notaris di sana bisa memberikan sertifikasi paspor saya.

Saya kesel banget. Menyebalkan sekali kalo saya harus pergi kesana kemari untuk nyari notaris yang bersedia mensertifikasi paspor asing. Pergi-pergian di Dallas tanpa mobil itu ribet karena frekuensi bis yang jarang (dibanding Jakarta). Saya gak mau pergi ke kantor pos sebelum saya tau pasti bahwa disana saya bisa mendapatkan sertifikasi notaris terhadap paspor saya. Saya cari dulu di internet apakah benar kantor pos menyediakan jasa notaris. Ternyata menurut info di internet, tidak ada. Tapi jasa pengiriman yang lain, seperti UPS, justru menyediakan. Kebetulan di sekitar tempat tinggal saya ada UPS store, saya coba kesana.

Alhamdulillah, notaris di UPS store bersedia mensertifikasi paspor saya. Katanya, selama dia sendiri yang membuat salinan dari sebuah dokumen, dan sertifikasi yang diberikan hanya menyatakan bahwa salinan tsb adalah true copy dari original document, bukan menyatakan bahwa dokumen yang disalin adalah benar milik saya, maka dia bisa memberikan sertifikasi. Dan saya cukup membayar $7. Fotokopi paspornya pun dibuat berwarna. Notarisnya pun ramah banget. Tau saya dari Indonesia, dia langsung muji bahwa Indonesia is a beautiful country. Katanya dia sering melihat foto-foto Indonesia di internet dan kagum dengan keindahan alam Indonesia. Dia belum pernah ke luar negeri selain ke Canada, tapi Canada membosankan. Ya iya lah, buat orang Amrik, Canada membosankan. Sama aja kayak orang Indonesia ke Malaysia.

Heran juga ya, kenapa notaris yang ini bisa mensertifikasi paspor asing, tapi notaris di kampus nggak bisa? Padahal sama-sama di Texas. Atau mungkin notaris yang ini gak tau kalau sebenarnya dia gak boleh mensertifikasi paspor asing? Entahlah, saya gak peduli. Yang penting saya bisa mendapatkan sertifikasi paspor saya. Hari itu juga (akhir November) saya kirim semua dokumen aplikasi ITIN saya ke Taxback.